Organisation-Software: 5 Online-Tools für effektiveres Arbeiten

Organisation-Software erleichtert den Büroalltag in Unternehmen © istockphoto.com/nd3000

Outlook, Word und Excel reichen in den wenigsten Unternehmen noch aus, um den digitalen Büroalltag zu bestreiten. Immer häufiger kommt Organisation-Software zum Einsatz, um Daten zu strukturieren, Informationen zu teilen, Termine zu koordinieren oder Aufgaben zu verteilen. Online-Tools für effektiveres Arbeiten schießen seit einigen Jahren aus dem Boden. Wir haben 5 Tools herausgepickt, die den Arbeitsalltag durch intelligente Organisation-Software vereinfachen.

1) Trello: Digitale Post-Its für den perfekten Überblick

Trello verschafft mit digitalen Post-Its einen Überblick über den Stand einzelner Projekte
© trello.com

Trello ist eine Organisation-Software, die die Zettelwirtschaft aus analogen Zeiten ersetzt. Sie können unterschiedliche Boards anlegen – beispielsweise für die jeweiligen Teams oder für größere Projekte mit vielen Unteraufgaben – und diese mit Karten bestücken. Jede Karte ist eine Aufgabe. Auf den Karten ist nicht nur Platz für Text. Sie können auch Dokumente anhängen, Deadlines und Reminder setzen und die Karte einer oder mehrerer Personen zuweisen. Innerhalb des Boards können alle Mitarbeiter die Karten per Drag-and-Drop in verschiedene Spalten ziehen. Bei der Bezeichnung dieser Spalten sind Sie völlig frei. Ein Beispiel: „Ideen“, „To Do“, „In Process“, „Done“. Am rechten Rand haben Sie einen Überblick über die Bearbeiter und ihre neuesten Aktivitäten.

Der Vorteil: Das ganze Team hat einen Überblick über den Stand der einzelnen Projekte und Aufgaben. Karten können beliebig vielen Personen zugewiesen werden. Diese werden per E-Mail benachrichtigt.

2) Confluence: Wikipedia für Unternehmen

Dank Confluence können Team-Mitglieder gemeinsam an einem Projekt arbeiten – an einem zentralen Ort
© atlassian.com/software/confluence

Wann und wo muss die Krankmeldung eingereicht werden? Welche Historie hat Kunde XY, Wie erstelle ich ein Angebot? All diese Fragen, die in einem Unternehmen auftauchen, lassen sich in Confluence beantworten. Diese Organisation-Software lässt sich wie eine Art Wikipedia nutzen. Jeder Mitarbeiter mit entsprechender Freigabe kann die einzelnen Beiträge überarbeiten und ergänzen. Es lassen sich Kategorien und Unterseiten anlegen.

Doch Confluence eignet sich nicht nur zum Wissensaustausch. Mit dieser Organisation-Software können Sie gemeinsam an Projekten arbeiten: einfach ein Dokument, einen Leitfaden, eine Tabelle oder eine Checkliste erstellen, Kollegen einladen und loslegen. Änderungen werden synchronisiert und Feedback kann direkt an der betreffenden Stelle hinterlassen werden. Dies vereinfacht und verschlankt Prozesse, da durch das zentrale und transparente Arbeiten niemand mehr nötig ist, der die vielen Einzelleistungen zusammenführt.

3) Stride: Chatten und mehr im Team

Die Organisation-Software Stride vereinfacht die interne und externe Kommunikation (c) stride.com

Stride ist eine Organisation-Software für die interne und externe Kommunikation. Ähnlich wie bei Skype und Co. können Sie mit einzelnen Personen chatten oder Räume erstellen – beispielsweise für einzelne Kunden/Projekte oder zum Beispiel einen Lunch-Channel für Absprachen zur Mittagspause. Die Funktionen gehen aber über die eines reinen Messengers hinaus. So können Sie in Stride auch Dokumente hochladen, wodurch das Tool nahe an eine Mail-Software  herankommt. Und es kann noch mehr: Umfragen erstellen, Video-Konferenzen abhalten, Tasks festlegen und abhaken oder – damit wichtige Mitteilungen in der Nachrichtenflut nicht untergehen – diese als Highlight markieren. Mit GIF Foto Animation können Sie außerdem den ernsten Arbeitsalltag etwas auflockern.

4) Toggl: Die eigene Zeit besser im Blick  

Foto: Mit der Organisation-Software Toggl das eigene Zeitmanagement verbessern © toggl.com

Wo ist schon wieder die ganze Zeit hin? Wer sich diese Frage häufiger stellt, findet mit Toggl ein praktisches Tool zum Zeittracking. Das ist nicht nur in Unternehmen hilfreich, in denen Mitarbeiter über eine Zeiterfassungssoftware oder dergleichen Rechenschaft über ihre geleistete Arbeitszeit geben müssen. Auch für das eigene Zeitmanagement ist das Tool sehr hilfreich. Sie können Projekte anlegen und zwischen den Aufgaben hin- und her switchen („to toggle“ heißt übersetzt „umschalten“). Einfach auf eine Aufgabe klicken, starten und die Zeit läuft. Klingelt das Telefon oder werden Sie anderweitig gestört, einfach mit einem Klick pausieren. Sie können mit dem Tool jederzeit Reportings erstellen und sich anhand von Diagrammen und Tabellen zeigen lassen, wie viel Zeit Sie für welche Projekte oder Aufgaben verwendet haben. So können Sie Zeitfresser identifizieren und an Ihrer Effizienz arbeiten. Die Reportings lassen sich auch exportieren und zum Beispiel an Kunden schicken.

5) Smartsheet: Tabellen und mehr für agiles Arbeiten  

Kalkulationen und vieles mehr mit der Organisation-Software Smartsheet
© app.smartsheet.com

Smartsheet ist eine Organisation-Software mit vielfältigen Funktionen. Ähnlich wie bei Confluence können Sie an einem zentralen Ort gemeinsam an Projekten arbeiten. Es werden einzelne Blätter angelegt, die sich als Tabelle, Projekt, Karte, Aufgabenliste, Formular, Bericht oder Dashboard gestalten lassen. Die Tabellen-Blätter zum Beispiel können im Hinblick auf die Funktionen durchaus mit Excel mithalten. Zudem gibt es vielfältige Möglichkeiten zur optischen Gestaltung. Dateien anhängen, Aufgaben abhaken, Reminder setzen … alles kein Problem! Sie können Smartsheet mit anderer Organisation-Software wie Microsoft Office, Dropbox, Skype oder Google Apps verbinden. Auch für das Management ist Smartsheet ein hilfreiches Tool für die Planung und Verwaltung.