Globalisierung und Digitalisierung – diese Erscheinungen gehören, wenn ein Unternehmen heute am Markt wettbewerbsfähig bleiben möchte, längst zum Berufs- und Arbeitsalltag dazu. Volatile Märkte verlangen Unternehmen in vielen Branchen schnelle und bedarfsorientierte Reaktionen ab. Flexibilisierte Arbeitszeitmodelle und ein modernes Arbeitszeitmanagement sind für viele Unternehmen unterschiedlicher Größen und Branchen Stellschrauben, um auch in Zukunft am Markt bestehen zu können. Moderne Zeiterfassungssysteme helfen dabei, die wertvollste – und kostenintensive – Ressource menschliche Arbeitszeit optimal zu managen.

Weniger Aufwand mit intelligenter Zeiterfassung

Mit einem Zeiterfassungssystem lässt sich die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter deutlich effektiver gestalten als mit Stempeluhr und Excel. So lassen sich mit der entsprechenden Software am Terminal, am PC oder per App am Smartphone Arbeitsdaten zu jeder Zeit und an jedem Arbeitsort erfassen. Die Auswertung der Daten nach gesetzlichen oder tariflichen Vorgaben bzw. nach Vorgaben des Arbeitgebers erfolgt automatisch, bevor die Daten über eine entsprechende Schnittstelle an die Personalverwaltung übergeben werden.

Intelligente Zeiterfassungssysteme erfassen An- und Abwesenheiten nicht nur rechtssicher, mit Blick auf das Mindestlohngesetz ein wichtiger Aspekt, sondern minimieren den Verwaltungsaufwand in der Lohnbuchhaltung erheblich. Mit einem Zeiterfassungssystem entfallen manuelle Datenpflege und andere Routineaufgaben. Intelligente Zeiterfassungssysteme, deren Features über die reine Erfassung der Arbeitszeiten hinausgehen, können aber noch viel mehr. Zur Zeiterfassungssoftware von ATOSS gehört zum Beispiel ein Self-Service Modul, das Mitarbeiter aktiv in betriebliche Prozesse einbezieht (mehr Informationen dazu gibt es hier).

Zeiterfassungssystem mit Self-Service Portal

Zeiterfassungssystem Sanduhr

Mit einem Zeiterfassungssystem lassen sich Aufwände bei der Personalverwaltnung deutlich reduzieren. (©istockphoto.com _artisteer)

Mit diesem Zeiterfassungssystem können Mitarbeiter in einem Portal zu jeder Zeit ihre erfassten Arbeitsstunden einsehen, Korrekturen beantragen oder Anträge auf nachträgliche Zeiterfassung stellen. Auch die Urlaubsverwaltung erfolgt im Portal. So können Mitarbeiter online Urlaubsanträge verwalten. Diese werden vom Vorgesetzten, der per Email informiert wird, ebenfalls über das Portal genehmigt. Die Urlaubstage werden in der Folge im Jahreskalender angezeigt, die verbleibenden Urlaubstage können auf der entsprechenden Bedienoberfläche abgelesen werden.

Bedenkt man, dass Fragen zu Zeitbuchungen und Lohnabrechnungen einen Großteil der Zeit der Personalabteilung einnehmen, wird schnell klar, dass diese Prozesse mit einem modernen Zeiterfassungssystem sehr viel effizienter gestaltet sind. Dies ist umso wichtiger, wenn die Mitarbeiter nicht nur nach einem einzigen Arbeitszeitmodell, sondern zum Beispiel auch in Teilzeit oder in Minijobs beschäftigt sind. Eine manuelle Datenpflege ist hier nur mit unnötig viel Aufwand – und vielen Fehlerquellen – verbunden.

Auch für die Urlaubsverwaltung liegt der Vorteil einer Zeitungssoftware mit Mitarbeiterportal auf der Hand. Entsprechende Rückfragen in der Personalabteilung entfallen. Mit dem Urlaubsplaner sind Mitarbeiter vielmehr mit einem Blick über Urlaubsanträge und Genehmigungsstatus im Bilde. Die aktive Einbeziehung der Mitarbeiter in betriebliche Prozesse steigert zudem nachweislich die Mitarbeiterzufriedenheit. Und das wirkt sich erfahrungsgemäß positiv auf die Produktivität und die Loyalität der Mitarbeiter aus!

Zeiterfassungssystem für ein modernes Workforce Management

Mit einem leistungsstarken Zeiterfassungstool hat man aber nicht nur bei der Zeiterfassung viel gewonnen. Je nachdem, wie breit das Zeiterfassungssystem aufgestellt ist, lässt sich mit dem Tool auch ein modernes Workforce Management zur Personaleinsatzplanung in die Wege leiten. In diesem Fall kann die Zeiterfassung mit einer IT-basierten Personalbedarfsermittlung und Personaleinsatzplanung kombiniert werden. Für viele Unternehmen ist das noch Zukunftsmusik, aber mit einem leistungsstarken Zeiterfassungssystem ist ein Anfang gemacht!